Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden

 Stel de hoofdverantwoordelijke aan

 Stel de budgetverantwoordelijke aan

 Definieer de taken van de overige leden

 Bezoeken locaties en leveranciers compenseren voor de leden van het team

 Maak afspraken over de taken

 Stel deadlines

 Ga na wat de aanleiding van uw evenement is

 Definieer de doelstellingen van uw evenement

 Stel het budget vast

 Bepaal de vorm ofwel het soort evenement

 Benoem de aard of het karakter van uw evenement

 Maak een profiel van uw gasten

 Heeft u genoeg tijd en capaciteit om het evenement te organiseren

 Is het budget toereikend om de organisatie (van bepaalde programma-onderdelen)
 uit te besteden

 Heeft u genoeg kennis en ervaring in huis om het evenement zelf te organiseren

 Vraag referenties van leveranciers en check deze

 Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers

 Vraag verschillende offertes aan

 Stel een contract op en vraag naar de leveringsvoorwaarden

 Maak een draaiboek waarin tijd, plaats, activiteit/actie, verantwoordelijke en betrokken
 leverancier staat

 Maak een lijst met namen van elke medewerker aan het evenement, met 
 telefoonnummers. Elke medewerker ontvangt de lijst.

 Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle
 leveranciers aanwezig zijn

 Zorg dat één persoon de regie in handen heeft en bevoegd is om direct beslissingen te
 nemen

 Zorg dat iedereen een draaiboek heeft

 Zorg dat één persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers 

 Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers et cetera 

 Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een fotoimpressie van het evenement)

 Maak een financieel eindverslag

 Maak een verslag/persbericht van het evenement voor het personeelsblad, de externe
 nieuwsbrief en/of de (lokale) persredacties